Google Keep per condividere appunti da tutte le piattaforme

Tra gli ultimi arrivati nell’esclusivo gruppo delle app con più di un miliardo di installazioni c’è Keep, che molti considerano solo l’app per prendere appunti di Google, ma che in realtà può offrire molto di più e non solo da smartphone e tablet. La parola d’ordine anche in questo caso è convergenza: così per esempio potremo annotare un’idea che ci è venuta in mente appena svegli utilizzando il microfono dello smartphone e impostare la notifica in modo da leggerla alle dieci del mattino direttamente dal computer dell’ufficio, per poi arricchirla e condividerla con i colleghi. Tutto questo è possibile grazie al sistema di riconoscimento della voce di Google che anche per la lingua italiana ha ormai raggiunto un margine di precisione quasi assoluto e naturalmente grazie alla condivisione di Google.

Non solo, anche se non dovessimo avere una connessione internet attiva, potremo comunque registrare o scrivere il nostro appunto, che verrà sincronizzato non appena il collegamento internet sarà ripristinato. E questo naturalmente può valere per qualsiasi cosa, volendo potremo utilizzare Keep anche per registrare la lista della spesa o salvare una fotografia che ci interessa per poi rivederla più tardi.

Non c’è solo Google Keep

Uno dei punti di forza di Keep è il fatto che sia completamente gratuito e accessibile da ogni piattaforma su cui sia presente un browser. Esistono naturalmente altre soluzioni più professionali come Evernote, che consente di gestire le nostre note scritte o vocali con un’interfaccia tipo Word e allo stesso tempo di permettere ai colleghi di collaborare alle modifiche. La versione gratuita di Evernote ha però il limite di un massimo di due dispositivi connessi e dello spazio limitato disponibile per gli appunti.

Meglio allora un’app come OneNote di Microsoft che consente di creare gratuitamente note su tutti i dispositivi che vogliamo in modo da categorizzare al meglio ogni idea. Pur facendo parte del pacchetto Office, OneNote, è disponibile in maniera gratuita per PC, Mac e per smartphone e tablet Android e iOS. Ci sono poi tutte le app specializzate in un determinato settore: così per esempio se ci serve un’app per le note spese su cui digitalizzare scontrini e ricevute, è sicuramente meglio utilizzare Smart Receipt che offre schede preimpostate, molto comode da compilare.

Allo stesso modo, se vogliamo registrare una conferenza o una riunione, ci converrà usare un’app specifica come Voice Recorder Pro che non solo consente di allegare alla registrazione immagini, video e file di testo, ma consente anche di esportare il tutto sui più diffusi servizi di cloud storage come Drive o Dropbox.

Come funziona Google Keep

1. Sono sempre di più gli smartphone e i tablet Android in cui Note di Keep è presente tra le app preinstallate. Se così non fosse, dovremo semplicemente scaricarla dal Play Store, per la registrazione basterà usare il nostro account Google. In Keep è possibile salvare fotografie, link, documenti o semplici note. Non esiste un limite di spazio, se non quello permesso dal nostro account di Google, e per prime verranno visualizzate le note e le immagini che  avremo “appuntato”  facendo tap sul simbolo della puntina in alto. L’interfaccia dell’app è praticamente identica a quella che potremo aprire da un qualsiasi browser all’indirizzo https://keep.google.com/. L’unica differenza è che le maggiori dimensioni del display consentono di avere sulla schermata del PC il menu laterale e la casella Scrivi una nota. Da smartphone e tablet, invece, per scrivere una nuova nota dovremo fare tap sul grosso simbolo + che si trova in basso a destra e quindi scegliere se usare la tastiera integrata oppure scattare una fotografia, registrare un appunto vocale (che verrà trascritto), caricare un’immagine già presente sullo smartphone, oppure usare le dita o il pennino per disegnare o scrivere direttamente sullo schermo. È anche possibile selezionare la voce Caselle di controllo in modo da realizzare una lista di cose da fare o anche semplicemente da acquistare, caselle che potremo spuntare una volta realizzata ciascuna voce.
2. Nella nostra prova di utilizzo abbiamo deciso di creare una lista della spesa, ma avremmo potuto creare una qualsiasi altra lista di cose da fare. Attenzione perché nel momento in cui spuntiamo una casella, la corrispondente voce scompare. L’icona della puntina in alto a destra viene evidenziata se vogliamo rendere la nota Appuntata facendoci sopra un tap. A destra dell’icona della puntina c’è quella del campanello che permette di trasformare la nota in un Promemoria. Potremo così stabilire un orario nel quale verremo avvisati della notifica. Oppure potremo anche geolocalizzare la nota via GPS, inserendo un indirizzo e venendo avvisati dall’app nel momento in cui saremo arrivati. Noi per esempio abbiamo inserito l’indirizzo del nostro supermercato e siamo stati avvisati nel momento in cui siamo entrati. Per attivare questa funzione dovremo però consentire l’accesso continuo dell’app al GPS e questo influisce sicuramente sui consumi del dispositivo.
3. Il menu a tendina laterale si apre facendo tap sulle tre linee orizzontali che si trovano in alto a sinistra nella schermata iniziale. Da qui potremo decidere di creare direttamente un promemoria e soprattutto potremo creare delle etichette con cui categorizzare le nostre note. Potremo impostare etichette di ogni tipo e anche dividerle per colore. In questo modo sarà più semplice trovare visivamente le note che ci interessano. Una volta che una nota non ci interessa più potremo decidere di archiviarla (e quindi di non cancellarla), oppure di metterla nel cestino dove rimarrà per 30 giorni prima di essere definitivamente eliminata. Infine dalle Impostazioni potremo scegliere il tema chiaro oppure quello scuro e decidere se visualizzare le anteprime dei link che inseriremo nelle nostre note.