Le attività che quotidianamente occupano il tempo trascorso davanti a uno schermo di PC sono quasi sempre numerose e variegate. Lavoro, in gran parte, ma anche tempo libero. Spesso, addirittura, le attività svolte sono vicine e interscambiabili tra loro, se si considera che a volte basta la ricezione di una semplice notifica e in un attimo ci si sposta dall’ambito lavorativo a quello ludico, e viceversa. Tutto ciò rende praticamente impossibile quantificare il tempo effettivo di lavoro e quello invece impiegato nel tempo libero per leggere un libro, assistere a un evento sportivo, chattare con gli amici e più in generale visitare siti legati ai propri hobby. Questo fa comprendere l’utilità di un programma come RescueTime, il cui compito è tenere traccia in modo puntuale del tempo trascorso davanti a uno schermo per quantificare le singole attività svolte, allo scopo di ottenere una istantanea effettiva della propria vita digitale. Uno strumento utile e originale che permette di offrire a sé stessi un chiaro quadro statistico che possa aiutare a ottimizzare le singole attività orientando le scelte future.
Installazione e prime rilevazioni
Nella versione di prova, RescueTime è disponibile in una valutazione gratuita di 15 giorni. Per scaricarla, basta accedere al sito www.rescuetime.com e fare clic sui due pulsanti Get started, quindi registrarsi creando un proprio profilo personale e presentandosi indicando la natura dell’account, la dimensione della propria realtà lavorativa, nonché il ruolo ricoperto e l’ambito di interesse.
Ciò consente all’applicativo di ritagliare per l’utente una prima schematizzazione del proprio profilo secondo canoni preimpostati che comunque saranno sempre modificabili. Se l’utente è un manager, spenderà gran parte del proprio tempo in attività di comunicazione. Viceversa, se è un giornalista, adopererà per molte ore della giornata un programma di videoscrittura. E così via. Altri parametri importanti da fornire inizialmente sono il numero di ore lavorative settimanali, i giorni della settimana in cui si lavora e l’intervallo orario in cui invece si è liberi (per esempio tra le 20 della giornata corrente e le 9 di quella successiva) e infine indicazioni legate a come si gestisce il tempo di fronte allo schermo nel fine settimana o nei giorni di festa. Tutto questo per aiutare l’applicazione a comporre un profilo lavorativo che sia il più possibile rispondente a ciò che l’utente vive nella realtà.
Il passo successivo da seguire è l’installazione di un assistant, ossia un software (disponibile, oltre che per Windows, anche per macOS e Linux) che di fatto permette all’applicativo di tenere traccia delle attività compiute sul sistema in cui è installato. Poiché ciascun utente può lavorare usando più di un dispositivo, RescueTime permette a uno stesso account di avere assistant installati su più sistemi, in modo da monitorare l’insieme delle attività sviluppate da uno stesso utente. Il discorso vale anche per gli accessi da mobile, grazie alla disponibilità di un’app RescueTime che consente l’estensione del tracciamento delle attività anche a quelle compiute su dispositivi iOS o Android. Peccato invece segnalare la mancanza di una versione in lingua italiana, che avrebbe favorito una migliore circolazione del programma anche presso gli utenti che non conoscono l’inglese.
Una volta installato l’assistant in ambiente Windows, l’icona del programma farà la sua comparsa nell’area di notifica della barra delle applicazioni, in basso a destra. Da quel momento in poi, è consigliabile operare come se RescueTime non ci fosse, dedicandosi alle attività, ordinarie e non, con cui si occupa il proprio tempo davanti al PC o sullo smartphone. Trascorsa almeno una giornata o due di utilizzo, avrà senso visualizzare e valutare i dati rilevati, accedendo alla sezione Dashboard del profilo utente sul Web, disponibile al link www.rescuetime.com/dashboard. Qui la prima informazione fornita riguardo l’attività giornaliera, con l’indicazione del tempo quotidiano di utilizzo di tutti i dispositivi su cui è installato il software e il confronto con il giorno precedente. Accanto, nella stessa pagina, si troveranno informazioni più dettagliate, come la suddivisione del tempo rilevato secondo i canoni di impostazione correnti, con valutazioni sugli intervalli di estrema produttività (Very Productive), produttività normale (Productive), neutri (Neutral) e quelli dedicati alle attività non lavorative (Distracting o il suo accrescitivo Very Distracting). Parametri, questi, che chiaramente dipendono dalle impostazioni attive per l’account.
Personalizzare l’applicativo
Occorre precisare che questa analisi è soltanto un primo approccio, come tale non necessariamente esaustivo, poiché è opportuno che il sistema di tracciamento operi con un campione temporale che sia il più possibile variegato (una settimana di misurazione sarebbe il minimo intervallo da considerare) e che il sistema di apprendimento venga instradato sulla base delle impostazioni personali. Immaginiamo per esempio che un utente sia abituato a navigare per lavoro su un sito web che non è universalmente noto: in questo caso, può darsi che RescueTime rilevi l’attività sul sito come tempo libero e non come attività lavorativa. Sarà pertanto cura dell’utente istruire il programma in tal senso. Per farlo, si accede alla voce Categorize Activities, con un clic sull’icona che simboleggia una chiave inglese e un cacciavite posta sulla barra in alto a destra. La schermata ospita l’elenco delle applicazioni rilevate e per ciascuna di esse la categorizzazione impostata dal programma, che dovrà essere confermata o modificata dall’utente. Ad esempio, se Whatsapp o altri software di messaggistica istantanea rappresentano per l’utente un concreto strumento di lavoro, la loro connotazione sarà Very Productive, viceversa, se sono applicativi usati solo nel tempo libero, diventeranno Distracting o addirittura Very Distracting. In generale, l’obiettivo da raggiungere per poter ottenere un vantaggio qualitativo da un programma come RescueTime è quello di limitare al massimo il peso della componente Neutral, in modo da categorizzare con estrema rigorosità e con il massimo realismo le applicazioni che fanno parte delle attività quotidiane del singolo utente.
Di estremo interesse ai fini del rilevamento è anche la sezione Goals & Alerts, attraverso cui impostare gli specifici obiettivi prefissati dall’utente: ad esempio, fissare un numero minimo di ore lavorative giornaliere, definire un tempo massimo per l’utilizzo quotidiano dei social network o per la consultazione della posta elettronica, impostare un momento di pausa di almeno 15 minuti ogni due ore di lavoro, e così via. Per creare un nuovo obiettivo, basta fare clic su Set a new goal, quindi impostare i parametri desiderati, aggiungere una eventuale descrizione testuale e poi decidere se attivare le notifiche via email o desktop.
Impostazioni avanzate e reportistica
Una volta definite le impostazioni in modo corretto, si potrà iniziare a guardare la dashboard con un occhio più attento, scorgendo, tra le altre cose, un grafico che illustra il dettaglio delle ore di tracciamento con l’indicazione del tempo effettivo di rilevamento e la valorizzazione delle rispettive componenti (la percentuale di estrema produttività, quella dedicata al tempo libero e così via). Sulla destra, invece, trova posto un dettaglio grafico con la suddivisione del tempo di rilevamento per componenti di utilizzo: quanto è stato appannaggio di software di utilità (come Esplora risorse o altre applicazioni Windows), quanto invece di programmi di comunicazione (come la posta elettronica), quanto dedicato a produzione e gestione dei documenti (come l’utilizzo della suite Office o di applicazioni Google) e quanto al tempo libero (per esempio l’uso di YouTube e la navigazione su siti Web di informazione). Scorrendo lungo la pagina, si possono rilevare altri risultati ottenuti combinando le informazioni acquisite. Tra i grafici che arricchiscono la dashboard, Spotlight on this day mostra la ripartizione delle tipologie di attività negli orari della giornata, offrendo un quadro dettagliato dei momenti in cui alcune attività si concentrano più di altre. Qui c’è spazio anche per i giudizi sugli esiti degli obiettivi del giorno (Your goals for this day), finalmente focalizzati sulle effettive intenzioni dell’utente e quindi definiti secondo una logica opportuna.
L’utilizzo di un applicativo come RescueTime apre la strada a diverse considerazioni. Meglio lo si personalizza e più può risultare utile, specie se si vuole valutare la propria attività in un’ottica qualitativa, dando il giusto valore a ogni minuto effettivamente trascorso. Se lo si desidera, entrano perciò in gioco ulteriori personalizzazioni, prime fra tutte quelle di filtraggio avanzato (Advanced Filters), che coinvolgono temporizzazioni legate al momento della giornata (per esempio mattina o pomeriggio), o anche specifiche operazioni di blocco: è il caso della sezione FocusTime che permette di limitare o addirittura impedire l’accesso a specifici siti Web durante l’orario lavorativo. Interessanti
sono anche le integrazioni con altri software di produttività, da Google Calendar a Slack, a Office 365, nonché l’aspetto legato alla reportistica. La sezione Reports offre rapporti riepilogativi che, per specifici intervalli temporali, mostrano l’andamento rispettivamente delle attività, delle categorie, della produttività e gli obiettivi prefissati, con ulteriori livelli di dettaglio che permettono di risalire a tutte le tempistiche che coinvolgono la consultazione dei singoli documenti, delle pagine Web visitate e così via, in modo da spingersi in un’analisi sempre più dettagliata. Ciascun report può essere stampato, esportato in file CSV e condiviso via email o Twitter. Terminato il periodo di prova, l’utilizzo di RescueTime è vincolato alla sottoscrizione di un abbonamento. Due sono i piani disponibili: mensile, al costo di 12 euro, e annuale, in cui il costo mensile quasi si dimezza, per un importo complessivo pari a 78 euro. L’utilizzo della versione trial è comunque subordinato all’inserimento di una carta di credito, da compiere prima di poter operare sull’applicativo. Un passaggio che non tutti gli utenti probabilmente apprezzano e che può quindi rappresentare una barriera all’ingresso non trascurabile.
In conclusione, RescueTime offre uno strumento interessante a chi intenda monitorare la propria attività quotidiana. Ciò che colpisce è quella che sembrerebbe essere una estrema semplicità di utilizzo, poiché il software risiede e opera su ciascun dispositivo senza particolari azioni di configurazione. D’altro canto, però, più lo si personalizza e meglio può essere utilizzato: installarlo senza personalizzarlo equivale a non saperne valorizzare le qualità e quindi a non ottenere il massimo vantaggio. Non poche e giustificate perplessità potrebbe invece suscitare la logica alla base del programma, che agisce monitorando le azioni rilevate e trasferendole su un server Web esterno che di fatto acquisisce informazioni personali sul singolo utente. Certo, c’è il vantaggio di poter accedere a un unico account Web da più postazioni, ma ai fini della sicurezza sarebbe stato sicuramente più prudente per l’utente che le rilevazioni fossero state custodite in locale.
