Come organizzare la casella di posta elettronica Gmail

Vuoi organizzare al meglio la posta elettronica Gmail? Scopri come creare regole Gmail e automatizzare la gestione delle tue email con filtri personalizzati.

Un tempo la mia casella di posta elettronica Gmail era sommersa da un flusso continuo di email, tra messaggi pubblicitari, notifiche social, bollette e ricevute, oltre a qualche comunicazione importante. Gestire tutto manualmente era frustrante e richiedeva troppo tempo. Poi ho scoperto l’efficacia delle regole Gmail che mi hanno permesso di organizzare, filtrare e dare ordine alla mia casella di posta, sia sul desktop che sul mio smartphone. Con le regole giuste, ho automatizzato operazioni come l’inoltro di estratti conto bancari direttamente al commercialista e l’assegnazione di una categoria automatica delle ricevute di Amazon, rendendo molto più semplice il monitoraggio delle mie spese.

Se anche tu vuoi ottimizzare la gestione della tua posta, ti consiglio di creare regole Gmail per risparmiare tempo e migliorare la produttività. I filtri Gmail non solo semplificano il flusso di lavoro, ma ti permettono di mantenere sotto controllo le email più importanti. Impara a sfruttare al meglio questa funzione e scopri tutti i passaggi per creare regole su Gmail. Leggi la guida completa e inizia subito a trasformare la tua casella di posta elettronica Gmail!

Cosa sono le regole Gmail

Prima di entrare nel dettaglio delle mie regole personalizzate per la posta elettronica Gmail, è utile avere una panoramica di come funzionano. Le regole Gmail sono strumenti potenti che, attraverso filtri automatici, gestiscono e organizzano le email in arrivo in base a criteri specifici. Immagina queste regole come un assistente virtuale che lavora dietro le quinte, assicurandosi che i tuoi messaggi di posta siano sempre in ordine senza bisogno del tuo intervento costante. Una volta impostate, le regole possono archiviare, etichettare, eliminare o inoltrare e-mail, risparmiandoti il fastidio di doverlo fare manualmente ogni volta.

Capire come fare un filtro su Gmail è il primo passo verso una gestione più efficiente della tua casella di posta. Le possibilità offerte da questi filtri sono ampie: puoi automatizzare attività ripetitive come l’inoltro delle fatture o l’archiviazione di email che non richiedono un’attenzione immediata. In questo modo, risparmierai tempo ed energia, lasciando che i filtri Gmail facciano il lavoro pesante per te.

Come fare filtro Gmail in modo semplice

Gestire estratti conto e fatture mensili provenienti da conti bancari, carte di credito e un portafoglio di investimenti può risultare complesso e dispendioso in termini di tempo. Fortunatamente, la casella di posta elettronica Gmail offre una soluzione efficace con l’utilizzo delle regole. Ho creato un filtro Gmail che inoltra automaticamente tutte le email di questo tipo al mio commercialista, il che semplifica la gestione delle mie finanze. Questo mi permette di evitare la seccatura di inoltrare manualmente ogni email importante e di concentrarmi su attività più produttive.

Capire come fare un filtro Gmail è essenziale per automatizzare questo processo. Quando ricevo un estratto conto o una fattura, Gmail identifica automaticamente il messaggio di posta elettronica grazie all’indirizzo del mittente (ad esempio, da Banca Intesa Sanpaolo) e la inoltra direttamente al commercialista senza che io debba intervenire. Creare filtri Gmail su misura è semplice e può migliorare la tua produttività nella gestione della posta elettronica. Ecco come procedere:

• Andate nella vostra casella di posta Gmail.com e aprite un’email che volete inoltrare.
• Fate clic sul menu a comparsa (i tre puntini) nell’angolo in alto a destra e selezionate Filtra i messaggi di questo tipo.
• Gmail filtra tali messaggi in background e apre un menu per impostare le condizioni.
• Selezionate Crea filtro.

• Selezionate Aggiungi indirizzo di inoltro e aggiungete l’email del destinatario.
• Seguite le istruzioni sullo schermo per completare l’impostazione. Gmail invia un’email di conferma all’indirizzo email del destinatario. Dopo la conferma del destinatario, il suo indirizzo di posta elettronica appare nel menu Filtri.

• Fate clic sul segno di spunta accanto a Inoltra a e selezionate l’indirizzo email.
• Selezionate Crea filtro e il gioco è fatto.
• Gmail potrebbe richiedere ulteriori conferme per verificare la vostra identità.

Ecco fatto. Avete creato con successo un filtro con cui Gmail inoltra automaticamente al destinatario le email provenienti da mittenti specifici. Ripetete questi passaggi per email simili provenienti da società di carte di credito, banche e broker.

Come assegnare una categoria ai messaggi su Gmail

Un altro filtro che utilizzo per organizzare la mia posta elettronica Gmail riguarda la gestione delle ricevute Amazon. Ho creato un filtro per creare cartelle Gmail che applica automaticamente l’etichetta “Ricevute” a tutte le email di questo tipo, permettendomi di trovarle facilmente senza dover cercare manualmente tra i tanti messaggi di posta.

1. Come creare cartelle su Gmail

• Accedere al proprio account Gmail dal browser.
• Scorrere verso il basso, sul lato sinistro della pagina, e trovare la voce Etichette, oppure trovarla in Impostazioni.
• Cliccare su (+) o su Crea nuova etichetta.
• Inserire un nome chiaro e descrittivo per la nuova cartella (ad esempio, “Lavoro”, “Famiglia”, “Progetti”).
• Cliccare su Crea.

2. Come assegnare una categoria automaticamente

• Aprite un’email pertinente di Amazon e selezionate Altro nell’angolo in alto a destra (tre puntini in verticale).
• Fate clic su Filtra i messaggi di questo tipo.
• Aggiungere una dimensione dell’email.
• Selezionare Crea filtro.
• Fare clic sul segno di spunta accanto ad Applica l’etichetta e scegliere un’etichetta dal menu a discesa.
• Selezionare Crea filtro e controllare la magia in azione.

Come gestire la posta in arrivo su Gmail

Uso questi filtri quando pianifico una vacanza estiva con amici e familiari. Applico l’etichetta Vacanze alle conferme di volo, alle prenotazioni alberghiere e ai dettagli del noleggio auto per gestire queste email in modo efficace.

• Andate nelle Impostazioni di Gmail.
• Selezionate Filtri e indirizzi bloccati.
• Selezionare Crea un nuovo filtro.
• Inserite la conferma del volo, la prenotazione dell’hotel come Oggetto e altre parole relative al viaggio che volete filtrare automaticamente.
• Fare clic su Crea filtro.
• Selezionare il segno di spunta accanto ad Applica l’etichetta e scegliere Vacanze.
• Selezionare Inoltra a e inserire gli indirizzi e-mail di altri viaggiatori.
• Selezionare Crea filtro e la regola è avviata.

Altre regole Gmail da considerare

Ecco altre regole che potete applicare al vostro flusso di lavoro.

• Creare un filtro per eliminare automaticamente le email promozionali.
• Organizzare le domande di lavoro, le richieste di colloquio e le email dei reclutatori sotto l’etichetta Ricerca lavoro in Gmail.
• Gestire le conferme dei corsi online, le risorse didattiche e le newsletter educative con l’etichetta Apprendimento.

Dal caos al controllo

Per creare e applicare le regole su Gmail non serve una scienza missilistica. Gli esempi che condivido rappresentano il mio metodo per gestire il caos della casella di posta. Vi incoraggio a sperimentare e creare regole che si adattino alle vostre esigenze specifiche, migliorando così l’organizzazione e la produttività.

Inoltre, Google sta esplorando l’integrazione di Gemini in Gmail, un sistema che permetterà di gestire la posta in arrivo con il linguaggio naturale, senza dover armeggiare con impostazioni di filtro complesse. Se siete curiosi di sapere come tutto questo può migliorare la vostra esperienza su Gmail e volete scoprire come trovare le email archiviate, leggete la nostra guida completa!